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平成三十一年一月二十八日提出
質問第四号

「平成」の選定過程に関する文書の保存期間に関する質問主意書

提出者  初鹿明博




「平成」の選定過程に関する文書の保存期間に関する質問主意書


 元号「平成」の選定過程に関する文書について、政府から国立公文書館へ移管する時期が、公文書管理法で定める一年から三十年を大幅に上回り、約五十五年後の二〇四四年三月末となっていること、行政が作成した文書の保存期間を延長するには、延長する期間及び理由を内閣総理大臣に報告して延長の手続を取らなくてはならないが、その手続を取っていなかったことが情報公開請求で明らかになったと毎日新聞等が報じました。
 現在この文書を保存する内閣府大臣官房総務課は「元号事務が二〇一三年に当課に移った際、他の複数の文書をまとめ直したことで新たに文書を取得したとして、起算日を二〇一四年四月一日としたので、内閣総理大臣に報告して延長の手続を取ることなく、二〇四四年三月末まで非開示に出来る扱いとした」と説明したと報じられていました。その後、文書の多くが「平成」に元号を決めた一九八九年一月七日作成と確認できたため、起算日を作成日の次年度の初日となる一九八九年四月一日に変更することとしたと報じられています。
 また、内閣府は「まとめ直した時を作成日にすること自体はガイドラインに則っている」とする一方、「個々の文書の作成日とずれたことは良くないので改めた」と説明していると報じられています。
 しかし、このように行政機関内における所管変更により引き継がれた文書を、引継後の組織において、新たに取得したことにしたり、複数の文書をまとめたことで、文書を新たに取得したことにしたりしてしまうと保存期間が必要以上に延びてしまうことになります。
 よって、行政機関内における所管事務の見直し等により、文書の引継ぎを行った場合や複数の文書をまとめた場合は、文書作成時の所管課の設定した保存期間が引き継がれなければならないと考えます。
 以下、政府の見解を伺います。

一 内閣府大臣官房公文書管理課は、内閣府大臣官房総務課において、所管が移った際に他の複数の文書をまとめ直した日を作成日とする事務手続が行われていたことをいつ知ったのか、明らかにされたい。
二 公文書管理法上、一の手続は適法であると考えているのか、政府の見解を伺います。
三 「行政文書の管理に関するガイドライン」(平成二十三年四月一日内閣総理大臣決定)では、組織改廃等に伴う文書管理の手続は「引継」として記載している。政府機関内で所管が変更になったことで文書を新たに取得したとすることは法の趣旨に反しており、認めるべきではないと考えるが、政府の見解を伺います。
四 また、文書をまとめたことにより新たな文書を取得したとすることも法の趣旨に反していると考えるが、政府の見解を伺います。
五 行政内部で文書の所管が変更になった場合や複数の文書をまとめた場合でも、当初に文書を作成した日の翌年度の四月一日を保存期間の起算日とすべきであり、新たに文書の保存期間を設定するのではなく、当初の保存期間の残存期間を残りの保存期間とすべきと考えるが、政府の見解を伺います。
六 元号「平成」の選定過程に関する文書は、一九八九年一月に作成された保存期間が三十年の文書であるため、二〇一九年三月三十一日が保存期間の満了する日となります。よって公文書管理法に基づき保存期間満了後は、保存期間を延長することなく、当該文書を国立公文書館に移管すべきと考えるが、政府の見解を伺います。

 右質問する。



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